Philippe DULBECCO, prof à la faculté de sciences économiques et gestion, élu par les trois conseils de l’université le 19 mars 2007, a pris ses foncti

(suite)

2.2 L’administration de l’université

 

Selon les dispositions applicables lors du contrôle, l’administration de l’université est assurée par les décisions du président, les délibérations du conseil d’administration ainsi que les avis voeux et propositions du conseil scientifique et du conseil des études et de la vie universitaire.

 

2.2.1 La présidence

 

Conformément aux dispositions de l’article L. 711-2 du code de l’éducation, les statuts de l’université d’Auvergne disposent que le président est élu par l’ensemble des membres des trois conseils réunis en assemblée, à la majorité absolue des voix. Il est choisi parmi les enseignants chercheurs permanents en exercice. Son mandat est de cinq années non renouvelable. Le président dirige l’université, est ordonnateur des recettes et dépenses, il préside les trois conseils, il affecte les personnels, représente l’université à l’égard des tiers et nomme les différents jurys. Sur la période de l’examen de gestion, deux présidents se sont succédés : Dominique TURPIN du 1er janvier 2000 au 31 mai 2002 et Annie VEYRE du 1er juin 2002 jusqu’au 31 mai 2007.

 

Philippe DULBECCO, professeur à la faculté de sciences économiques et gestion, élu par les trois conseils de l’université le 19 mars 2007, a pris ses fonctions le 1er juin 2007.

 

Les vice-présidents.

 

Le dernier alinéa de l’article L. 712-2 du code de l’éducation dispose « que le président peut déléguer sa signature aux vice-présidents des trois conseils, au secrétaire général et pour les affaires concernant les UFR, les instituts, les écoles et services communs, à leurs directeurs respectifs ».

Il résulte de cette disposition que le nombre de vice-présidents soit limité à trois, correspondant aux trois conseils. Or, l’article 19 des statuts de l’université prévoit, dans son dernier alinéa, « Le président désigne un vice-président chargé de la vie étudiante, choisi parmi les étudiants élus à un conseil, ainsi que d’autres vice-présidents ou chargés de mission dans des domaines spécifiques ». Cette disposition des statuts laisse donc le président libre de désigner d’autres vice-présidents.

 

Dans les faits, l’université d’Auvergne compte douze vice-présidents comme l’indique le président dans sa réponse :

- trois vice-présidents visés par le code de l’éducation : Conseil d’administration, Conseil scientifique, Conseil des études et de la vie universitaire ; - et neuf vice-présidents délégués : Communication et politique culturelle, Formation continue et politique documentaire, Finances, Vie étudiante, Technologie de l’information et de la communication pour l’enseignement, la recherche, l’administration et la gestion, Politique de développement international (2 postes), Valorisation, innovation et entreprenariat, Affaires juridiques.

 

Cette situation ne correspond pas aux dispositions du code de l’éducation, qui n’évoque pas la possibilité de désigner des vice-présidents autres que ceux issus des trois conseils.

 

La chambre a toutefois pu constater que les délégations de signature du président de l’université n’ont été consenties qu’aux trois seuls vice-présidents des trois conseils, conformément aux dispositions du code de l’éducation précitées.

 

L’ancien président comme le président actuel ne voient aucune interdiction dans le code de l’éducation de disposer de plus de trois vice-présidents.

Il s’agit, selon eux, de mettre en valeur certaines priorités de l’université.

Le président en fonction expose que les vice-présidents non statutaires remplissent des missions qui ne sont pas couvertes par d’autres personnels, enseignants chercheurs, ou IATOS de l’université ; selon lui, les missions qui leur sont confiées sont déterminantes pour la mise en œuvre du projet d’établissement.

 

La chambre ne conteste pas l’utilité des missions dévolues aux vice-présidents désignés par le président mais il lui semble que celles-ci relèvent d’avantage de postes de chargés de mission dont la création relève de la compétence du conseil d’administration comme l’indique la chambre au § 5-5-2-2 du présent rapport. A fortiori, la possibilité ouverte par les statuts au président de l’université, de désigner seul des vice-présidents, supposant l’existence d’instances dirigeantes en dehors de celles citées à l’article L 712-1 du code de l’éducation, n’est pas conforme à la loi.

 

Les conditions dans lesquelles ces postes de responsabilité sont occupés seraient moins discutables si elles n’étaient assorties d’indemnités sous forme de prime de responsabilité administrative de 6 100

annuels à l’ensemble des vice-présidents comme l’a décidé le conseil d’administration restreint (PV du 5 juillet 2004). Si ces primes sont attribuées, comme l’indiquent les ordonnateurs dans leurs réponses, par référence au décret n° 90-50 du 12 janvier 1990 (primes de charges administratives), la chambre relève au § 5-5-2-2 du présent rapport consacré aux indemnités des enseignants, qu’il appartient au conseil d’administration de se prononcer sur la liste des fonctions ouvrant droit à cette prime ainsi que sur son taux. Dès lors, les indemnités attribuées aux neuf vice-présidents non expressément prévus par la loi et dont la création du poste peut être contestée, ne remplissent pas toutes les conditions pour être considérées comme régulières.

 

2.2.2 Les organes délibérants

 

Trois formations collégiales participent à l’administration de l’université : le conseil d’administration, le conseil scientifique et le conseil des études et de la vie universitaire. La chambre avait déjà formulé des observations sur ce sujet lors de son précédent contrôle, pour constater que les conseils statutaires, et notamment le conseil d’administration, ne remplissaient pas complètement leur mission.

 

Le conseil d’administration

 

Sur la période examinée, il était composé de 60 membres (maximum de membres autorisé par l’article L. 712-5 du code de l’éducation) dont : 26 enseignants chercheurs, enseignants et chercheurs ; 15 usagers ; 7 personnels IATOS et 12 personnalités extérieures. L’article 13 des statuts de l’université prévoit la répartition des sièges afin d’assurer la représentation des diverses composantes.

Le recteur de l’académie, chancelier des universités assiste aux séances du conseil.

En application de l’article L 712-3 du code de l’éducation, « le conseil d’administration détermine la politique de l’établissement, notamment en délibérant sur le contenu du contrat d’établissement. Il vote le budget et approuve les comptes. Il fixe, dans le respect des priorités nationales, la répartition des emplois qui lui sont alloués par les ministres compétents. Il autorise le président à engager toute action en justice. Il approuve les accords ou conventions signées par le président, et, sous réserve des conditions particulières fixées par décret, les emprunts, les prises de participation, les créations de filiales. Il peut déléguer certaines de ses attributions au président de l’université. Celui-ci rend compte, dans les meilleurs délais, au conseil d’administration des décisions prises dans le cadre de cette délégation. »

Depuis l’année 2000, il s’avère que le conseil d’administration se réunit sur un rythme moyen de six séances annuelles, alors que les statuts prévoient un minimum de trois réunions par an (article 23 des statuts).

La chambre avait fait remarquer dans sa lettre d’observations définitives du 28 mai 2002 lors du contrôle précédent que le conseil d’administration ne définissait pas annuellement la politique de l’établissement et n’effectuait pas d’analyse des activités des composantes pour déterminer les priorités financières de l’université dans le cadre du projet d’établissement.

Il ne lui a pas semblé à la lecture des procès-verbaux, que sur la nouvelle période examinée, le conseil d’administration jouait pleinement son rôle dans la détermination des orientations stratégiques et la définition de la politique de l’établissement.

Le président comme son prédécesseur ne partage pas ce point de vue. Pour eux, le conseil d’administration n’a pas été écarté de la prise de décisions stratégiques de l’établissement, qu’il s’agisse de la préparation et de l’adoption du contrat quadriennal ou du « plan d’actions » du 14 février 2002, notamment le nombre élevé de réunions attestant de son activité.

La chambre a constaté que le conseil d’administration exerçait effectivement certaines des compétences qui lui sont dévolues, telles que l’adoption des conventions et accords signés par le président, l’examen du budget de l’établissement, mais elle ne peut admettre qu’il les exerce toutes et complètement.

Aucun débat n’a semble-t-il été organisé ni engagé sur la détermination de la politique de l’établissement, qui constitue pourtant la mission première du conseil d’administration. Celui-ci ne s’est pas davantage prononcé sur la répartition des emplois alloués par les ministères compétents et l’examen de la gestion des ressources humaines qui fait l’objet d’observations au § 5 du présent rapport, a révélé de nombreuses situations dans lesquelles le conseil d’administration n’exerçait pas toutes ses prérogatives.

L’application dès janvier 2008 de la loi sur les libertés et responsabilités des universités traduit comme l’indique le président, la volonté de l’université de faire du conseil d’administration l’organe clé qui détermine la politique de l’établissement ainsi que les orientations stratégiques de l’université. Les nouveaux statuts adoptés le 15 novembre 2007 définissent, selon lui, le cadre d’une répartition formelle des tâches et des missions des trois organes centraux.

Destinataires de ces nouveaux statuts à la fin de son contrôle, la chambre n’a pas été amenée à les examiner. Elle a toutefois pris note de la volonté exprimée de faire tenir par le conseil d’administration le rôle qui est le sien.

 

Les deux autres conseils statutaires

 

a) Aux termes de l’article 15 des statuts de l’établissement, le conseil scientifique comprend 40 membres (nombre maximum prévu par l’article L 712-5 du code de l’éducation), dont 32 représentants des personnels, 4 représentants des usagers du 3ème cycle et 4 personnalités extérieures.

En application de l’article L. 712-5 du code de l’éducation « le conseil scientifique propose au conseil d’administration les orientations des politiques de recherche, de documentation scientifique et technique, ainsi que la répartition des crédits de recherche. Il est consulté sur les programmes de formation initiale et continue, sur la qualification à donner aux emplois d’enseignants-chercheurs et de chercheurs vacants ou demandés, sur les programmes et contrats de recherche proposés par les diverses composantes de l’université, sur les demandes d’habilitation à délivrer des diplômes nationaux, sur les projets de création ou de modification des diplômes d’établissement et sur le contrat d’établissement. Il assure la liaison entre l’enseignement et la recherche, notamment dans le troisième cycle. »

La consultation des procès-verbaux des réunions du conseil scientifique des années 2000 à 2004 montre que le conseil n’exerce en pratique pas ou peu les attributions qui lui sont dévolues. Il n’y a en effet pas été trouvé trace de l’activité de proposition qu’il devrait jouer auprès du conseil d’administration. Aucun des procès-verbaux ne relate de propositions sur les orientations des politiques de recherche, de documentation ou sur la répartition des crédits de recherche. Une seule proposition a été formulée par le conseil au cours de sa séance de janvier 2000 sur la documentation électronique. La seconde mission du conseil, à savoir l’activité de consultation, telle que définie plus haut, ne semble pas davantage exercée. Un seul avis a été formulé sur la création d’un enseignement (DEA de motricité humaine) lors de la séance de janvier 2002. Or, plusieurs diplômes ont été créés sur la période considérée (exemple au sein de l’UFR de droit et sciences politiques, le diplôme « haute administration publique »). Il semble en pratique que les créations ou modification d’enseignement sont soumis pour avis au conseil des études et de la vie étudiante, mais pas au conseil scientifique. Aucune consultation n’a été organisée au cours de la période sur les programmes de formation, ni sur les programmes de recherche proposés par les composantes, ni sur les projets de création ou de modification de diplômes d’établissement.

 

L’activité du conseil scientifique, qui se réuni sur un rythme moyen de 3 à 4 séances annuelles semble se résumer, d’une part, à recueillir des informations touchant au domaine scientifique et de la recherche (ex : informations délivrées sur la nouvelle politique en matière de brevets, sur l’état ou le suivi du contrat de plan Etat-région, sur la politique d’amortissement mise en place par l’établissement), et, d’autre part, à émettre un avis ou être informé sur les demandes de dossier d’aide à la recherche du conseil régional, sur des demandes de dérogation à l’inscription à un doctorat, ou sur des demandes de subvention pour les colloques et congrès.

b) Le conseil des études et de la vie étudiante (CEVU) comprend 40 membres (nombre maximum autorisé par l’article L. 712-6 du code de l’éducation) répartis de la façon suivante : 16 enseignants, 16 représentants des usagers, 4 représentants des personnels IATOS et 4 personnalités extérieures.

En application de l’article L. 712-6 du code de l’éducation « le conseil des études et de la vie étudiante propose au conseil d’administration les orientations des enseignements de formation initiale et continue, instruit les demandes d’habilitation et les projets de nouvelles filières. Il prépare les mesures de nature à permettre la mise en œuvre de l’orientation des étudiants et la validation des acquis, à faciliter leur entrée dans la vie active, à favoriser les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants, et à améliorer leurs conditions de vie et de travail. Il examine notamment les mesures relatives aux activités de soutien, aux œuvres universitaires et scolaires, aux services médicaux et sociaux, aux bibliothèques et centres de documentation. Il est garant des libertés politiques et syndicales étudiantes. »

Le CEVU s’est réuni à un rythme soutenu au cours de la période, tenant 6 à 7 réunions par an.

Il apparaît au travers des procès-verbaux de ses réunions que le CEVU se prononce régulièrement notamment sur la question des droits d’inscription, sur les modalités du contrôle des connaissances dans les diverses composantes, ainsi que sur de nombreuses questions intéressant la vie étudiante (activités sportives, culturelles, etc). C’est le CEVU qui émet un avis sur les créations ou modifications de diplômes. Cette pratique n’est pas conforme aux dispositions du code de l’éducation, ce rôle étant dévolu, comme mentionné plus haut, au conseil scientifique, ce qu’admettent les deux présidents ayant apporté une réponse aux observations provisoires.

 

Tous deux renvoient aux nouveaux statuts qui définissent, selon eux, le cadre d’une répartition formelle des tâches et des missions des trois conseils centraux. La chambre ne peut qu’être satisfaite de cette démarche. Elle se contentera de recommander qu’il en soit fait une application conforme à l’esprit de la réforme.

 

Les autres instances

 

A côté des trois conseils précités les statuts de l’université ont mis en place un bureau (article 20) et des commissions (article 21).

1) Le bureau Il est composé du président de l’université, des vice-présidents des trois conseils et éventuellement d’autres vice-présidents et d’un représentant par composante. Le secrétaire général et l’agent comptable peuvent assister à ses réunions.

 

La mission du bureau est d’assister le président, conformément aux dispositions de l’article L 712-2 du code de l’éducation.

 

D’après les informations recueillies par la chambre, il s’avère que le bureau s’est réuni de façon informelle environ une vingtaine de fois par année depuis 2002, mais sans que ces réunions aient donné lieu à rédaction d’un procès-verbal. Le bureau constitue une instance de concertation et de préparation des réunions du conseil d’administration et de lancement des réflexions et travaux en interne. Il est donc amené à examiner tous les sujets d’actualité intéressant l’établissement et notamment, sur la période considérée, les questions relatives au budget et à la LOLF.

 

2) Les commissions

 

En plus des commissions prévues par les textes (comité d’hygiène et de sécurité, commission paritaire d’établissement, etc), l’article 21 des statuts, modifiés en décembre 2005, prévoit la création de plusieurs commissions : une commission de synthèse et cinq commissions techniques spécialisées : de la documentation, du patrimoine immobilier, de la pédagogique et de la vie étudiante, du pilotage, de la recherche.

L’article 21 des statuts prévoit également la possibilité, sur décision du conseil d’administration prise à la majorité des deux tiers, de mettre en place d’autres commissions provisoires pour l’étude d’un problème particulier.

Les commissions, dont la composition et le fonctionnement sont définis par le règlement intérieur font rapport au président de l’université et au conseil d’administration. Les cinq commissions spécialisées sont composées de 25 membres. Elles comprennent les vice-présidents, le secrétaire général et l’agent comptable, ainsi que des représentants des personnels enseignants et IATOS des composantes.

A part la commission du patrimoine immobilier qui a été installée la première, en avril 2005, les autres commissions ont été installées et ont commencé leurs travaux en début d’année 2006. La commission de synthèse, chargée de coordonner l’ensemble des travaux des commissions spécialisées s’est réunie en juillet 2006, à cette date la commission de documentation n’était toujours pas mise en place en dépit des enjeux importants que constitue la documentation pour les établissements d’enseignement supérieur. Elle est désormais active selon le président. Les premiers travaux des commissions spécialisées ont été communiqués au conseil d’administration lors de sa séance du 29 mai 2006. D’après le président actuel, le bilan est positif, les commissions sont reconduites et restructurées dans les nouveaux statuts.

 

Les services centraux

 

Les anciens « services de la présidence », comme mentionné plus haut, ont au cours de la période examinée adopté l’appellation plus neutre de services centraux. La réflexion n’a cependant pas été menée plus avant, afin d’asseoir davantage le positionnement de ce service.

Il s’agit d’un service composite, qui assure de nombreuses missions transversales et regroupe divers services. Sont ainsi regroupés sous l’intitulé « services centraux » : les affaires générales, le service communication, le service recherche et valorisation, la gestion du patrimoine, le service de l’étudiant et les relations internationales, les ressources humaines, la cellule marchés, les affaires financières et la mission formation permanente et validation des acquis, ainsi que l’institut Louise Blanquet (laboratoire d’hydrologie).

Au travers des centres de responsabilité budgétaires qui leur sont rattachés, les services centraux gèrent, entre autres, les crédits du contrat quadriennal, les travaux de maintenance et les opérations d’investissement importantes, les charges de personnel et notamment les heures complémentaires, le fonctionnement du pôle tertiaire, etc.

Il paraît normal qu’un service central, par définition transversal, regroupe autant de services divers, étant cependant observé que le laboratoire d’hydrologie Louise Blanquet aurait sans doute davantage vocation à être rattaché à l’UFR de pharmacie.

Néanmoins, et dès lors que la culture facultaire reste assez prégnante au sein d’une université pluridisciplinaire comme l’université d’Auvergne, la chambre estime que l’établissement aurait intérêt à asseoir davantage la légitimité des services centraux, en utilisant les possibilités que lui offre la réglementation. L’article L. 714.1 du code de l’éducation prévoit que « Des services communs internes aux universités peuvent être créés, dans des conditions fixés par décret, notamment pour assurer : 1° L’organisation des bibliothèques et des centres de documentation ; 2° Le développement de la formation permanente ; 3° L’accueil, l’information et l’orientation des étudiants ; 4° L’exploitation d’activités industrielles et commerciales. ».

Au-delà de ces catégories limitatives prévues par le code de l’éducation, le décret n° 95-550 du 4 mai 1995 a créé sous la dénomination « services généraux » une nouvelle catégorie de services communs.

Les universités peuvent ainsi créer, par délibération statutaire, un service à activités transversales, qui ne peuvent être exercées par les autres composantes ou services communs.

Le président a fait savoir à la chambre qui recommandait la poursuite de la réflexion sur ce sujet, qu’un audit externe structurel était en cours avec pour objectif principal d’améliorer, pour chaque fonction, la répartition des missions entre les services centraux et les composantes. A l’occasion de la réorganisation administrative annoncée, la chambre ne verrait que des avantages à ce que soit créé un véritable service général.

A suivre

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